Règlements

ARTICLE I. NOM

Cet organisme aura pour nom ARLIS/NA Montréal Ottawa Québec (aussi connu sous l’appellation ARLIS/NA MOQ), désormais reconnu comme la Section.

ARTICLE II. BUT

Les buts de la Section sont de supporter et de promouvoir les buts de la Art Libraries Society of North America (ARLIS/NA) et de faciliter la communication et la coopération entre bibliothécaires et autres personnes intéressées aux arts dans la région de Montréal, Ottawa et Québec.

ARTICLE III. ADHÉSION

A. Éligibilité :

Peuvent être membres d’ARLIS/NA MOQ tous les membres individuels d’ARLIS/NA. D’autres personnes ayant un intérêt dans les objectifs ou activités de la Section peuvent devenir membres. Il leur sera alors suggéré d’adhérer à ARLIS/NA afin de pouvoir voter ou siéger au comité exécutif.

B. Cotisation

1. Les frais de cotisation doivent être proposés par le comité exécutif et approuvés par les membres.

2. La cotisation doit être payée au trésorier.

3. La cotisation annuelle est valable du 1er janvier au 31 décembre de la même année.

4. La Section a le droit de proposer des montants additionnels pour des projets spécifiques soumis à l’approbation des membres.

C. Privilèges :

1. Seuls les membres de la Section peuvent voter ou être élus administrateurs, peuvent s’impliquer dans les comités et participer à toutes les activités de la Section.

2. Tous les membres peuvent recevoir les convocations et comptes rendus des réunions de même que les informations d’ordre général les concernant.

ARTICLE IV. ADMINISTRATEURS

A. Les administrateurs élus sont (1) le président ou les co-présidents*, (2) le vice-président (président désigné)*, (3) le trésorier, (4) le secrétaire et (5) le registraire.

* Lorsque le poste de vice-président (président désigné) n’est pas comblé, deux membres peuvent partager la fonction de président.

B. Qualifications

Seuls les membres sont éligibles à un poste et doivent faire parvenir leur acceptation par écrit au comité de mise en candidature.

C. Mandat

Le président/ les co-présidents et/ou le vice-président (président désigné) siègent pour une (1) année civile. Le trésorier, le secrétaire et le registraire sont élus pour deux (2) années civiles.

Dans le but d’assurer une continuité et de bénéficier de l’expérience acquise au sein du comité exécutif, l’élection des administrateurs devrait se faire de façon alternative. Tout administrateur sortant est rééligible pour un autre mandat.

Le webmestre doit être élu, approuvé par le comité exécutif, et son mandat est renouvelé sur une base annuelle.

Le mandat des administrateurs débute en janvier de chaque année.

D. Fonction des administrateurs

1. Président /co-présidents

Le président/les co-présidents est/sont le(s) chef(s) exécutif(s) et le(s) représentant(s) officiel(s) de la Section.

Le président /les co-présidents est/sont membre(s) d’office de tous les comités permanents et comités spéciaux de la Section.

Le président /les co-présidents produit/produisent le rapport annuel destiné à ARLIS/NA, ainsi que tout autre rapport requis.

Le président /les co-présidents soumet/soumettent à l’approbation des membres les recommandations du comité exécutif concernant la création de projets spéciaux.

2. Vice-président (président désigné)

En l’absence du président, le vice-président exerce les fonctions du président.

Le vice-président est responsable des programmes.

Le président peut lui confier d’autres fonctions.

3. Trésorier

Le trésorier administre le budget et accomplit toutes autres tâches inhérentes à la fonction.

4. Secrétaire

Le secrétaire rédige les procès-verbaux des réunions de la Section et du comité exécutif, et accomplit toutes autres tâches inhérentes à la fonction.

5. Registraire

Le registraire maintient et met à jour la liste des membres, fournit les étiquettes d’adresse et est responsable du recrutement des nouveaux membres.

6. Président sortant

Le président sortant exerce la fonction de représentant de la Section au comité exécutif d’ARLIS/Canada pour un mandat de deux (2) années civiles, coïncidant avec le mandat du président d’ARLIS/Canada, qui est le représentant canadien au conseil exécutif d’ARLIS/NA. Lorsque le président sortant n’est pas en mesure d’exercer cette fonction, un représentant sera recruté parmi les membres de la Section par le comité exécutif d’ARLIS/NA MOQ.

7. Webmestre

Le poste de webmestre est élu et approuvé par les membres du comité exécutif.

Le webmestre est responsable de maintenir le site d’ARLIS MOQ.

Le webmestre peut transférer de son rôle à la rencontre semestrielle d’automne ou confirmer le renouvellement pour un autre mandat.

ARTICLE V. MISE EN CANDIDATURE ET ÉLECTIONS

A. Comité de mise en candidature

1. Chaque année, le président désigne un comité de mise en candidature de trois (3) membres. Ce comité devra présenter une liste de candidats valides au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée générale d’automne de la Section.

2. Aucun membre ne peut être mandaté pour plus de trois (3) mandats consécutifs au comité de mise en candidature. Les membres de l’exécutif n’y sont pas admissibles.

B. Élections

Les administrateurs sont élus en fonction du plus grand nombre de votes obtenus par les membres. Le comité de mise en candidature est responsable d’organiser les élections, de dépouiller le scrutin, de faire le compte des suffrages et d’en informer les membres.

ARTICLE VI. COMITÉ EXÉCUTIF

A. Les administrateurs élus forment le comité exécutif.

B. Une réunion du comité exécutif peut être convoquée par le président ou par un groupe formé d’au moins trois (3) membres qui soumet une requête écrite. Seuls les membres de l’exécutif ont droit de vote aux réunions du comité exécutif.

C. Fonctions

1. Le comité exécutif représente la Section en tout temps.

2. Le comité exécutif peut proposer des projets spéciaux qui seront soumis à l’approbation des membres.

3. Le comité exécutif propose le montant de la cotisation annuelle, que les membres approuveront par vote.

4. Le comité exécutif doit combler tout poste qui devient vacant.

ARTICLE VII. RÉUNIONS

A. Les réunions de la Section sont convoquées par le président.

B. Un minimum de deux (2) réunions est prévu chaque année.

1. L’assemblée générale d’automne doit précéder le congrès d’ARLIS/NA.

2. La convocation aux réunions, préparée par le président et le vice-président, doit être envoyée aux membres par le secrétaire quatre (4) semaines au moins avant la tenue de la réunion.

3. Les membres peuvent convier des non-membres aux réunions et les encourager à devenir membres.

ARTICLE VIII. RAPPORTS

A. Le président rédige le rapport annuel de la Section, après avoir reçu les rapports des administrateurs et des comités, en suivant les principes directeurs du Chapter Success Book d’ARLIS/NA. Le rapport annuel couvre la période du 1er janvier au 31 décembre. Une copie du rapport annuel doit être envoyée au bureau principal d’ARLIS/NA et au liaison des chapitres avant la date limite fixée par le bureau principal.

B. Le secrétaire fait parvenir le compte rendu des activités de la Section au rédacteur en chef d’ARLIS/NA Update.

C. Les comptes rendus destinés aux membres sont soit mis à la poste, soit distribués par courriel, lors des réunions ou publiés dans le bulletin MOQDOC.

ARTICLE IX. COMITÉS PERMANENTS ET SPÉCIAUX

A. Le comité exécutif nomme les administrateurs et les membres des comités permanents de la Section. Les comités permanents sont : le comité de mise en candidature, le comité du bulletin (comité éditorial de MOQDOC), le comité de perfectionnement, le comité de collecte de fonds et le comité de recrutement.

B. Les comités et projets spéciaux peuvent être proposés par le président, par le comité exécutif ou par une requête écrite présentée par au moins cinq (5) membres.

C. Les comités et projets spéciaux doivent être soumis à l’approbation des membres par le biais d’un vote majoritaire.

D. Le président de la Section est membre d’office de tous les comités et projets spéciaux.

E. Chaque comité doit avoir un président désigné par le président de la Section.

F. Les comités doivent fournir une liste complète de leurs membres au comité exécutif. Ils doivent rédiger un procès-verbal pour chacune de leurs réunions et en remettre une copie au comité exécutif. Les présidents des sous-comités doivent participer à 1-2 rencontre du comité exécutif, apportant des mises à jour sur les activités du sous-comité.

G. Aucun comité ou membre d’un comité ne peut engager de dépenses au nom de la Section, à moins que celles-ci n’aient été autorisées par le comité exécutif.

H. Le comité exécutif doit sanctionner la dissolution d’un comité lorsqu’il réalise que ce comité n’a plus sa raison d’être. Le comité exécutif devra prévenir les membres de sa décision et des raisons qui l’ont poussé à agir.

ARTICLE X. AFFILIATION À D’AUTRES ORGANISMES

L’affiliation à d’autres organismes de la région est décidée par l’exécutif d’ARLIS/NA.

ARTICLE XI. AMENDEMENTS

A. Les amendements aux règlements doivent être soumis par écrit au comité exécutif par les membres.

B. Le texte de l’amendement proposé doit être distribué aux membres au moins quatre (4) semaines avant une réunion ou avant le vote.

C. L’amendement d’un article ou la révision complète des règlements exige une majorité simple des membres et l’approbation de l’exécutif d’ARLIS/NA.

D. Les règlements doivent être révisés au moins tous les cinq (5) ans ou plus souvent, à la demande du comité exécutif.

ARTICLE XII. DISSOLUTION DE LA SECTION

La dissolution de la Section doit se faire selon les procédures établies par ARLIS/NA.

Note : Consulter le Chapter Success Book pour une description complète des fonctions des administrateurs et des comités.

 

Dernière mise à jour : février 2021