Appel de participation: programmation, organisateur local, développement

By Sarah Severson ARLIS/NA 2021, Évènements Aucun commentaires sur Appel de participation: programmation, organisateur local, développement

Montréal accueillera la conférence ARLIS/NA au printemps 2021 (lire la proposition complète ici) et nous sommes à la recherche d’un premier groupe de volontaires pour occuper divers postes de direction afin d’aider à organiser cette conférence ARLIS/NA dans la superbe ville de Montréal !

Notre proposition articulait le thème de cette conférence autour du concept de la convergence. Elle-même un point de convergence, la ville de Montréal est un lieu où le français et l’anglais sont parlés couramment, où cohabitent diverses langues et cultures, offrant un mélange unique d’ancien et de moderne à travers son histoire, son architecture, ainsi que dans l’intégration des nouvelles technologies. Ce thème reflète également la nature même d’ARLIS/NA et de sa section locale MOQ, qui sont composées de membres d’origines variées oeuvrant au sein de petites et de grandes institutions, incluant des bibliothèques publiques, des institutions universitaires, des musées, ainsi que de nombreux professionnels indépendants et des étudiants.

Rôles

À cette première étape, nous sommes à la recherche de 5 personnes prêtes à s’engager pour se joindre au Comité consultatif pour la planification de la conférence ARLIS/NA (CCPC), lequel dirigera les équipes qui seront responsables des grands volets de la planification de la conférence : programmation des sessions, visites, expositions, événements spéciaux, publicité, inscriptions, site web, guides locaux, campagne de financement et développement local.

Il est important de noter que les coprésidents/tes de la conférence recevront un encadrement et un soutien de la part du conseil d’administration d’ARLIS/NA et pourront également consulter les organisateurs des conférences précédentes, lesquels seront disponibles pour offrir des conseils et répondre à des questions au besoin. En plus de cette équipe, le CCPC comprendra aussi le Président d’ARLIS/NA ainsi qu’un Gestionnaire de la conférence (un poste rémunéré).

Comité de programmation – 2 coprésidents/es

Résumé des fonctions : veillent à ce que le programme de la conférence soit bien équilibré, de grande qualité et réponde aux attentes de toutes les divisions et sections d’ARLIS/NA. Les coprésidents/es dirigent le Comité de programmation (2 à 4 personnes), qui regroupera des personnes qui seront en charge des séances d’affiches, des ateliers, de la logistique relative aux conférenciers et du rédacteur en chef des procès-verbaux de la conférence.

Comité organisateur local – 2 coprésidents/es

Résumé des fonctions : dirigent le Comité organisateur local, lequel est responsable de la supervision et de la coordination de toutes les réunions, de l’animation, de l’hébergement et des repas. Les tâches comprennent également la coordination des bénévoles à l’accueil et à l’inscription, des guides locaux, des visites guidées et des événements spéciaux.

Comité de développement – 1 coprésident/e

Résumé des fonctions : dirige l’équipe du Comité de développement de la conférence, lequel est responsable de la collecte de fonds pour la conférence. Le Comité national du développement d’ARLIS/NA tient une base de données des anciens commanditaires et des donateurs potentiels, et l’équipe du développement de la conférence devra aussi essayer d’identifier des donateurs/commanditaires et exposants locaux.

En quoi consiste l’engagement à titre de coprésident/e ?

  • Il s’agit d’un engagement de deux ans, qui se terminera à la fin de la conférence ARLIS/NA de 2021.
  • Des conférences téléphoniques hebdomadaires sont prévues dans les 12 mois précédant la conférence.
  • Au moins deux des coprésidents/es devraient assister à la conférence ARLIS/NA de 2020 (à St-Louis, au Missouri) afin d’y présenter la conférence de Montréal à la réunion des membres de la conférence. De plus, ils/elles devront assister à la réunion du conseil qui se tiendra après la conférence, pour participer à la séance de retour sur la conférence. À noter que les coprésidents/es peuvent être éligibles à recevoir un financement spécial pour assister à cette conférence.
  • Vous désirez en savoir plus sur ce qui entre dans la préparation de la conférence ? ARLIS/NA tient un manuel sur les conférences de plus de 30 pages ainsi qu’un calendrier établi pour la préparation de la conférence, lesquels sont révisés et mis à jour chaque année par le comité organisateur sortant et le conseil d’administration d’ARLIS/NA. L’inscription à la conférence de Montréal et la participation à tous les événements qui s’y tiendront seront gratuits pour tous/tes les coprésidents/es.

Qui peut se porter volontaire ?

  • Ces positions sont ouvertes à tous les membres d’ARLIS/NA qui sont prêts à s’engager. Les positions sont bénévoles, mais sont des occasions de service reconnues.

Pourquoi se porter volontaire ?  

  • Contribuer à la société et participer à la conception d’une conférence internationale dynamique. Avez-vous déjà assisté à une conférence et pensé à tout ce que vous auriez aimé faire différemment ? Voici votre chance !
  • Élargir le spectre de vos compétences en leadership au sein d’une organisation internationale. Une excellente occasion d’assumer un rôle administratif ou de gestion et de développer vos compétences.
  • Créer de nouveaux liens et de nouvelles relations à l’extérieur de votre lieu de travail. Plusieurs personnes partagent combien il est agréable de travailler avec des personnes à l’extérieur de leur organisation et tout ce qu’elles retirent du fait d’élargir leur réseau.

Comment se porter volontaire ?

  • Envoyez un courriel de quelques lignes à l’adresse arlismoq@gmail.com pour exprimer votre intérêt pour un poste et ce que vous auriez à contribuer à l’équipe, au plus tard le 25 janvier 2019.

Si une de ces positions vous intéresse, mais vous avez besoin plus de temps pour confirmer votre engagement, veuillez communiquer avec nous avant le 25 janvier.

Intéressés à participer autrement ?

  • Vous ne croyez pas vouloir assumer un de ces postes, mais seriez intéressés à collaborer autrement ? Nous aurons besoin d’environ 25 personnes au total pour mener à bien ce projet ! Envoyez-nous par courriel une liste de vos aptitudes et de vos intérêts et le Comité de planification de la conférence vous gardera à l’esprit. Ou mieux encore, inscrivez-vous à http://canada.arlisna.org/carlis-l/, où nous afficheront des mises à jour régulières et de futurs appels aux bénévoles pour les positions suivantes et bien d’autres encore :
    • Coordinateur des ateliers
    • Coordinateur des séances d’affiches
    • Rédacteur en chef des procès-verbaux de la conférence
    • Coordinateur, Publicité
    • Coordinateur de l’inscription et des bénévoles
    • Rédacteur pour les guides locaux
    • Coordinateur de l’encan silencieux
    • Coordinateur des visites et du transport
    • Coordinateur de l’exposition
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